Tietohallinnossa voi olla monenlaisia haasteita, ellei niistä huolehdita asianmukaisesti. Pienyrityksen tietohallinnon voi kuitenkin valjastaa menestystekijäksi, jolla saavutetaan kilpailuetua myös yritystoiminnassa.
Tämä artikkelimme on suunnattu etenkin pienyrityksille ja sen tarkoituksena on avartaa näkemystä tietohallinnon haasteista sekä antaa vinkkejä tietohallinnosta huolehtimiseen. Pienyrityskin siis hyötyy tietohallinnosta, vaikka se usein mielletään vain isompien yritysten toiminnoksi. Pienyrityksessä tietohallinnon rooli on vain erilainen.
Mitä tietohallinto on?
Tietohallinto tarkoittaa kokonaisuutta, joka tuottaa informaation hallintaa. Pienyrityksen näkökulmasta tämä tarkoittaa:
- liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamista
- it:n kustannustehokkuutta ja toimittajan/kumppanin valintaa
- tietoturvan huomioimista
- it-ohjeistuksen ja dokumentoinnin laatimista ja ylläpitoa
- projektikäytäntöjen luomista ja kehittämistä.
Mitä tietohallinnon haasteet ovat?
Millaisia tietohallinnan haasteita pienyrityksessä voi tyypillisesti olla? Miten nämä haasteet olisi mahdollista taklata?
Ei liene yllätys, että pienyritysten yleisimmät haasteet saattavat piillä juurikin tietohallinnossa. Talossa 40 vuotta palvellut Veikko voi viedä mukanaan arvokasta tieto-taitoa, sillä suurin osa tietyistä tärkeistä asioista on ollut vain Veikon omalla kovalevyllä. Kuulostaako tutulta?
Yleisin ja suurin haaste pienyritysten tietohallinnossa on henkilöityminen. Tietohallinto on vuosien saatossa rakentunut, ei tietoisesti tai systemaattisesti rakennettu. Tämä on vallan hyväksyttävää, jos samanaikaisesti on muistettu dokumentoida kaikki oleellinen ja tärkeä. Näin vältetään kaaos tilanteissa, joissa esimerkiksi työntekijä jää pitkälle sairauslomalle tai vaikkapa irtisanoutuisi yrityksen palveluksesta.
Toinen haaste sekä tietohallintoon että edellä mainittuun henkilöitymiseen liittyen on se, että monille IT:tä vähänkin liippaavat asiat mielletään ”peikoksi”. Varmuuskopiointi, virusturva, varmistuspalvelu ja vaikkapa F-Secure TOTAL voivat kuulostaa hankalilta ja vaikeilta asioilta. Vaihdetaan ajatusmallimme siihen, että tietohallintoon kannattaa paneutua, sillä se toimii siellä taustalla liiketoimintamme turvamiehenä. Se ei ole välttämätön paha, vaan pikemminkin se on tekijä, joka tukee ja edesauttaa menestyksekästä liiketoimintaa myös pienyrityksessä.
Miten varmistat, että yrityksesi IT-asiat ovat kunnossa?
Kannattaako ostaa useilta eri kumppaneilta tai toimittajilta vai keskittää IT-palvelut niin, että ostaa yhden tiskin -taktiikalla kaikki olennainen yhdeltä.
Päätökseen vaikuttavat toki monet asiat, kuten yrityksen koko ja oma IT-osaaminen. Kokonaisuus kannattaa miettiä kuitenkin huolella niin, että tietohallinto on selkeää ja kokonaisuus tukee aidosti liiketoimintaa ja sen prosesseja.
Miettiessäsi yrityksesi tietohallintoa, muista miettiä myös seuraavia asioita:
- Tietohallinnon tulee olla sidoksissa liiketoimintaasi ja tukea sitä. Tietohallinto ei ole vain tekninen irrallinen toiminto vaan sillä on oltava merkitys liiketoiminnallesi.
- Muista keskittäminen ja selkeät kokonaisuudet. Tietohallinnon kehittämisessä voi olla järkevää keskittyä esim. Microsoft365 -palveluihin.
- Tiedä, mitä teet. Ymmärrä tietohallintosi tila ja mihin suuntaan se on kehittymässä. Jos olet epävarma yrityksesi tietohallinnon tilasta, ota yhteyttä, niin autamme sinua tekemään realistisen kartoituksen.
- Tekniset asiat voivat olla myös käyttäjäystävällisiä. Kyllä, laitteiden ja työvälineiden loppukäyttäjien tarpeet ja tyytyväisyys kannattaa pitää mielessä suunniteltaessa eri toimintoja. Yrityksesi työntekijöiden tyytyväisyyden eteen kannattaa tehdä panostuksia.
- Tietoturvallisuus ja sen tietoisuuden lisääminen työntekijöiden joukossa, on tärkeää. Suurin riski ja heikkous tietoturvalle löytyy nimittäin siitä näppiksen ja selkänojan välistä. Toimivat työvälineet, riskien ymmärtäminen ja selkeä hallinta ovat oleellisessa roolissa kohti tietoturvallisempaa yrityskulttuuria. Kannattaa siis kartoittaa yrityksesi tietoturva ja liiketoiminnan kriittiset pisteet kuntoon yhdessä asiantuntijoidemme avulla.
Yrityksen tietohallinto on yrityksen tärkeä kivijalka. Hyvä kumppani auttaa yritystäsi tietohallinnassa.
MPY pystyy aidosti olemaan apunasi, myös yrityksen muuttuvissa tilanteissa. Meiltä löytyy IT-ratkaisuja niin yrittäjän alkumetreille kuin hiukan suuremmillekin yrityksille. Tutustu monipuolisiin palveluihimme verkkosivuillamme.
Ymmärrämme sinun tarpeesi, toimimme avoimesti ja aidosti yrityksesi parhaaksi yhdessä asiantuntijoidemme kanssa. Mietimme kanssasi etukenossa kohti tulevaa niin, että tietohallintosi sopeutuu myös yrityksesi tulevaisuuden haasteisiin. Huomisen ongelmia ei ratkota eilispäivän ratkaisulla!
