Asiakkaan automaatiopolut ja toimituslupaus

Meidän lupauksemme on tuottaa yrityksellesi ensimmäinen automaatio käyttöön 30 päivässä. Miten sen teemme ja mitä tarkoitamme automaatiopoluilla ja automaatiolla ylipäätänsä? Näihin kysymyksiin vastaan sinulle tässä blogikirjoituksessa. 

Mikä ihmeen Älykäs Automaatio – mitä sillä tarkoitetaan? 

Lähdetään ihan ensiksi liikkeelle siitä, mitä ylipäätään tarkoitamme älykkäällä automaatiolla. Tässä yhteydessä automaatiolla tarkoitetaan kaikkea olemassa olevan, sähköisesti saatavilla olevan tiedon automatisointia, tietoa mitä tarvitaan liiketoimintaprosesseissa. Tietoa, mitä ilman liiketoimintaprosessit eivät vain toimi. Sen voisi toisella tapaa ajatella asiantuntijatyön tuottavuuden tehostamiseksi, jossa apuna käytetään  ohjelmistorobotiikkaa, low-codea, analytiikkaa ja tekoälyä. Automaatio mahdollistetaan yrityksessä yleensä tekemällä jotain uudella tavalla. 

Tiedon automatisointi on kaiken manuaalisen, rutiininomaisen, toistuvan ja/tai säännönmukaisen työn automatisointia. On se sitten tiedon päivittämistä manuaalisesti järjestelmään tai järjestelmästä toiseen, tiedon hakemista, tiedon jalostamista, tiedon poimimista (esim. tilaukset) sähköposteista ja sen päivittäminen ERPiin, kuukausittaisia täsmäytyksiä, ostolaskujen ja myyntilaskujen käsittelyä, projektituntien tarkastusta laskulta, uuden työntekijän työlaitteiden tilausta…listaa voisi jatkaa vaikka kuinka pitkään. 

Meillä Älykäs Automaatio pitää sisällään muutakin kuin ohjelmistorobotiikan keinoin tehtyä tiedon automatisointia. Puhdas ohjelmistoautomaatiohan matkii ihmisen tekemistä ja tekee samat rutiinikliksuttelut, kuin mitä ihminen tekisi käyttäessään järjestelmää käyttöliittymän kautta. Kehittyneissä tekoäly- ja koneoppimisratkaisuissa Älykäs Automaatio matkii myös ihmisen ajattelua ja tekee päätöksiä ilman ihmistä.  

MPY on valinnut Automaatio -alustakseen Microsoft Power Platform -teknologian, joka sisältää kaikki keskeiset Automaation ratkaisukomponentit. Se mahdollistaa RPA:n ja automaattityönkulkujen (Power Automate) lisäksi myös mobiilisovellusten tekemisen Power Apps:lla, virtuaalisten asiakaspalvelijoiden aka chat-bottien luomisen Power Virtual Agents:lla, mm. yrityksen verkkosivujen luomisen Power Pages:n avulla sekä datan analysoinnin raportoinnin keinoin Power BI:llä. Tai se voi olla yhdistelmä näitä, riippuen asiakkaan tarpeesta. Mikä parasta, yksinkertaisissa toteutuksissa alkuun voi päästä ilman lisälisenssi-investointeja mikäli yrityksellä on jo käytössä Microsoft 365 -lisenssit, jolloin saat paremman hyödyn jo tehdystä investoinnista. Eikä myöskään tarvitse valjastaa käyttöön uutta 3. osapuolen teknologiaa tai toista SaaS -sovellusta. Myös identiteetin hallinta, tietoturva ja hallinta ovat valmiina.  

Miten liikkeelle – automaatiopolut 

Lähtökohtana on asiakkaan tarve automatisoida tehtävä, tehtäviä tai jopa kokonaisia prosesseja. Tunnistetaan ne työvaiheet, joissa on edelleen paljon manuaalista tekemistä ja sääntöpohjaista rutiinityötä, jota voisi antaa automaation hoidettavaksi. Parhaita kohteita ovat ne tehtävät, joita toistetaan paljon joko päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Myös erilaiset migraatiot, joissa datamäärä on suuri, mutta se tehdään vain kerran. Käytettävissä järjestelmissä ei ole rajapintoja, prosessissa tarvitaan useita käyttöliittymiä, prosessi tapahtuu yhden järjestelmän sisällä, mutta järjestelmä ei tue automaatiota.

Olemme konseptoineet kaksi erilaista automaatiopolkua liikkeellelähdön helpottamiseksi: Automaation ohituskaista ja Automaation valtatie. 

Ohituskaista tarjoaa helpon lähestymisen ensimmäisiin automaatioihin nopealla ja ketterällä pilotointiprojektilla. Tunnistetaan muutamia prosessissa olevia pullonkauloja, automatisoitavia tehtäviä ja lasketaan niistä hyödyt. Käynnistetään toteutusprojekti, jonka nimetty projektiryhmä implementoi. Kestoltaan, riippuen automaatioiden määrästä, nämä ovat suunnilleen yhdestä kolmeen kuukautta. Ohituskaistalla saadaan nopeasti hyödyt esiin.  

Valtatie on kestoltaan pidempiaikainen projekti, tiivis ja läpinäkyvä kehityskumppanuus, jossa mietimme automaation tavoitteet pidemmälle aikavälille. Tavoitteena digitaalinen transformaatio, jonka aikana toteutetaan useita kymmeniä identifioituja ja priorisoituja automaatioita tai kokonaisia prosesseja. Käynnistysvaihe kestää keskimäärin 100 päivää, skaalausvaihe yhdestä kahteen vuotta ja transformaatiovaihe useita vuosia.

Toimituslupaus – automaatiot käyttöön jopa 30 päivässä 

Mahdollistamme automaation käyttöön 30 päivässä automaation ohituskaistalla, mutta myös tehokkaan, konseptoidun ja vakioidun toimitusmallin avulla.

Meillä on aito into ratkaista asiakkaan haasteita sekä tuoda tehokkuutta liiketoimintaprosesseihin. Valjastamme toteutusprojekteihin asiantuntevat ja osaavat resurssit yhteistyössä kumppanimme Aitomationin kanssa. Mukana ovat ne asiantuntijat, joilla on vastaavista toteutuksista jo kertynyt kokemusta.

Aloitamme aina projektin aloituspalaverilla (Kick-off), jossa sovimme tarkemmista yksityiskohdista kuten teknisistä vaatimuksista infran osalta sekä viikoittaiset statuspalaverit, jotka ovat yleisesti kestoltaan noin 15 minuuttia. Tarkistamme vielä, että tavoite ja toteutuksen scope on kaikille selkeä ja sen jälkeen käymme tarkoin tehtävän suorittamiseen liittyvät vaiheet läpi asiakkaan edustajan kanssa ja dokumentoimme ne. Heti kun arkkitehtuuri ja tekninen setup (infra, tarvittavat lisenssit, oikeudet jne.) ovat kunnossa, pääsemme aloittamaan itse automaation toteuttamisen iteratiivisesti. Asiakas pääsee aina näkemään viikoittaisen edistymisen ja kommentoimaan näkemäänsä. Lopulta asiakas tekee lopullisen hyväksyntätestauksen ennen tuotantoon siirtoa ja käytön aloitusta.

Toimitusmalli

Automaatioiden avulla saadaan vapautettua työntekijöiden aikaa enemmän arvoa tuottavaan tekemiseen sekä tasataan kuormaa ja ruuhkapiikkejä. Kun tietotyöläiset saavat kaverikseen virtuaalityöntekijän, joka tekee heidän puolestaan ne ikävät, yksitoikkoiset ja aikaa vievät työvaiheet, lopputulemana saadaan useimmiten tietotyöläisen kasvanut työtyytyväisyys ja motivaatio. Virtuaalityöntekijä jaksaa puurtaa saman tehtävän parissa 24/7 ilman minkäänlaisia taukoja ja on vielä erittäin nopea ja tehokas, eikä tee virheitä.  

Arvolupauksemme asiakkaalle 

• Liiketoimintaprosessien haasteiden ratkaiseminen automaation avulla. 

Tyypillisimpiä liiketoimintaprosessin haasteita mitä ratkotaan automaation avulla ovat erilaiset manuaaliset työvaiheet, rahankierron hitaus, kuukauden closingin pitkä kesto, tuotannon pullonkaulat ja läpimenoajat.

• Mietimme aina kustannustehokkaimman ratkaisun. 

Ratkaisuvaihtoehtoja voi olla useampia, mutta me tarjoamme aina kustannustehokkaimman ratkaisun ja sen toteuttamiseen asiantuntevimmat henkilöt. 

• Kiteytämme investoinnin hyödyt ja takaisinmaksuajan tarkastelun. 

Mukana on aina takaisinmaksuajan tarkastelu ja investoinnin hyödyt, jotka auttavat tekemään nopeasti päätöksiä automaation kannattavuudesta.

• Allokoimme parhaat ja asiantuntevat henkilöt asiakkaidemme tarpeeseen.  
• Lupaamme ensimmäisen automaation käyttöönne 30 päivässä.

Heräsikö sinulla kysymyksiä tai tuliko mieleen kenties jo joku automatisoitava kohde, josta voitaisiin keskustella tarkemmin? 

Autamme sinua mielellämme. Ota yhteyttä, niin tunnistetaan yhdessä teidän organisaation kipupisteet ja prosessien pullonkaulat, joita voitaisiin helpottaa automaation avulla.